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Location salle de conférence
Louez l'étage du bâtiment pour réaliser votre projet 14 Lotissement Evasion Acajou 97232 Le Lamentin Tél : 05 96 50 99 50 / FAX 0596.50.77.47 Adresse email pour effectuer votre demande de devis et effectuer vos réservations: jean-christophe.jacob3@wanadoo.fr
Vous recherchez une salle pour organiser une conférence, un séminaire ou un stage. Ananda vous propose sa salle d'une capacité maximale de100 places pour la réalisation et la réussite de votre projet. Vous trouverez dans ce dossier : •Préambule •Le règlement intérieur de la salle •Le type de mission •Le tarif de location •Le contrat de location •Un état des lieux •Une attestation d’assurance •Photos et plan d'accès
A quelques minutes de l'Aéroport du Lamentin, notre situation centrale permet facilement d'accueillir ceux en provenance des communes du sud, comme ceux des communes du centre et du nord Atlantique. D'une architecture contemporaine de qualité : l'apparence du bâtiment présente une pyramide incrustée dans un cube qui laisse dégager un symbolisme puissant et une forte impression énergétique qui annonce que ce lieu possède vraiment un véritable potentiel énergétique. Un symbolisme qui traduit la potentialité pour l'être humain d'agir sur les matières, qu'elles soient physiques ou psychiques afin d'accéder à la pleine conscience de son essence spirituelle. L'autre symbolisme complémentaire de cette structure est la possibilité de voir la nécessité de descente de la Lumière (la pyramide) dans la matière (le cube). Cette architecture, édifiée à dessein, est une invitation à pénétrer dans cette oasis de connaissance. Rien n'est laissé au hasard, les couleurs, les matériaux et le personnel, tout contribue à faire de ce site un espace paisible, mais surtout un lieu d'harmonie, d'épanouissement et de quête spirituelle où il est agréable d'évoluer. Selon que vous soyez de notre région où d'ailleurs, que vous ayez des contacts en Martinique ou pas, vous pouvez compter sur une totale collaboration de l'équipe mise à votre disposition, selon le choix de la mission que vous nous aurez choisie, pour une parfaite réussite de votre projet. • Préambule
Il est utile de rappeler que cette salle dans sa conception et sa réalisation a pour but de promouvoir la diffusion et le partage des idées et concepts sur la connaissance et la spiritualité comme nous le faisons à la librairie. Elle permet notamment la rencontre avec les auteurs et aussi avec tous ceux qui sont porteurs d'enseignements authentiques sur l'éveil spirituel et la connaissance de soi. Cet espace se veut un lieu de rencontre, de partage et d'échanges autour des pratiques du bien-être, des disciplines des sciences humaines favorisant l'épanouissement de la personne ainsi qu'autour des traditions spirituelles qui éveillent la conscience de l'homme. De ce fait, Ananda se réserve le droit de refuser toute location qui ne serait pas dans le droit fil de cette vision. Cet espace pourra accueillir lors de ces locations occasionnelles réunions stages, séminaires et autres manifestations dont l'objet est fidèle à notre orientation.
Nous souhaitons la plus large diversité des thèmes présentés et animés lors des différents conférences, stages ou rencontres, afin d'éviter l'exclusivité d'une pensée unique, le fanatisme, l'arrogance du savoir et par-dessus tout la soumission aveugle aux pensées des autres. Il est indispensable selon nous dans une démarche de connaissance véritable, de conserver humilité, lucidité et sens critique. Nous espérons une sélection large et diversifiée d'animations et d'échanges par des intervenants qualifiés et véritablement connaisseurs afin d'y présenter les outils de connaissance et que vous puissiez vous orienter dans cette profusion considérable d'enseignements disponibles aujourd'hui. « La simplicité et la connaissance alliées à la pureté d'intention constituent selon nous la base d'une spiritualité authentique dans la démarche de la connaissance». Ananda reste cependant prioritaire sur l’utilisation des salles pour ses activités et donne privilèges à ceux qui collaborent avec nous. Néanmoins, la location à des tiers ou associations reste possible dans le cadre du règlement intérieur. Les associations peuvent bénéficier de la salle pour une activité régulière ou une utilisation ponctuelle liée à une réunion ou manifestation. Les associations s’engagent à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations de particuliers, même adhérents, ou d’utilisation extérieure. La location se fera sous la responsabilité du président.
•Le type de mission
Vous avez le choix entre plusieurs types de mission :
Notre équipe sur place est à votre disposition et à votre service : du lundi au samedi de 9h à 19h sans interruption. 14 Lotissement Evasion Acajou 97232 Le Lamentin Tél : 05 96 50 99 50 / Fax : 05 96 50 77 47 émails : jean-christophe.jacob3@wanadoo.fr ou oasisdelaconnaissance@wanadoo.fr
•Le règlement intérieur de la salle
Le présent règlement intérieur a pour objectif de permettre l’utilisation des installations pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que le règlement ne cherche, en aucune façon, à limiter la liberté de chacun, mais au contraire à préserver la qualité d’accueil des lieux.
1. Dispositions générales Les réunions ou manifestations ayant lieu dans cette salle devront présenter un caractère de bonne morale et ne pas contrevenir à l'éthique. L'environnement ne doit en aucun cas être perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumées... Toutes les règles d'hygiène et de propreté devront être observées. Il est notamment formellement interdit de fumer dans les locaux, d'apposer des affiches de nature à détériorer les murs et biens servant de support. L'organisation d'un buffet, d'une buvette sur la terrasse par les organisateurs des manifestations doit être précisée à l'avance lors du contrat. L'organisateur sera tenu responsable de toutes les destructions, dégradations ou détériorations causées à l'immeuble, ainsi qu'au mobilier ou au matériel dans la salle ou dans ses dépendances. Ils répondront également de la sécurité dans la salle et ses abords.
La location de la salle est, de plus, subordonnée au respect d’un contrat à l'application stricte définissant précisément les conditions de location et de sécurité dont l'essentiel est indiqué ci-après et qui devra être obligatoirement signé par les utilisateurs. Toute sous-location est strictement interdite.
La réservation ne sera acquise, sauf annulation par nécessité, qu’à la réception, par Ananda d’un dossier complet. Pour être complet, un dossier devra se composer des pièces suivantes : • le contrat dûment signé par les deux parties, • le règlement dûment signé par le bénéficiaire, • l'attestation d’assurance responsabilité civile fournie par le locataire ( dans le cas où il ne prendrait pas l'option de notre assurance). • l'acompte de 30 %, •le versement du chèque de caution.
La signature du règlement suppose que le bénéficiaire en a bien pris connaissance, et s’engage, lui ou la personne morale dont il est le représentant, à en respecter strictement les dispositions.
Cette demande contiendra l'exposé du programme de la réunion ou manifestation, sa date, son heure de début, sa durée (y compris les répétitions, les durées d'installation et de démontage), les noms et coordonnées des organisateurs. Dès confirmation, par le gérant ou son représentant : Mme Nadine Renciot, de la réservation de la salle, le ou les organisateurs seront tenus de verser des arrhes s’élevant à 30% du tarif de location de la salle. Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au moment de la location voir la feuille des tarifs de location et options. - Acompte : Un acompte de 30% sera demandé au moment de la constitution du dossier d’inscription. Cet acompte sera encaissé. En cas de désistement, le demandeur est tenu d’informer, par écrit le service des réservations. L’acompte pourra être restitué pour des cas bien particuliers. - Décès de l’un des demandeurs, d’un ascendant ou d’un descendant direct (fournir acte de décès + pièce faisant apparaître le lien de parenté) - Chômage ou licenciement (fournir justificatif) - Maladie grave (fournir un certificat médical - Hospitalisation (fournir certificat d’hospitalisation.) Dans le cas contraire, Ananda conservera l’acompte versé. - Caution : Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, une caution sera exigée, celle-ci constitue une garantie sur les frais de remise en état et de nettoyage dont la totalité sera supportée par l’utilisateur, l’état des lieux servant de base au chiffrage de la remise en état ou des réparations éventuelles. Son montant est de 20 % du devis initial qui garantira les dégradations du matériel et des locaux. Cette caution, en cas de dégradation constatée, ne sera restituée qu’après paiement par le bénéficiaire de l’intégralité des dommages. Si les dégradations dépassaient le montant de la caution, Ananda se réserve le droit de réclamer au bénéficiaire de la location le solde du montant dû. Si aucun dommage n’a été constaté, le chèque de caution sera restitué lors de l’état des lieux. Exemples de dégradations : Dégradations et salissures des locaux, du mobilier ou des équipements, différence constatée entre l’inventaire avant et après utilisation, plaintes du voisinage en mairie ou en gendarmerie suite à des nuisances, dégradations des abords et des équipements intérieurs et extérieurs ou mise hors service de tout matériel.
Le solde du règlement, accompagné du chèque de caution, devra être réglé au plus tard le jour de la remise des clefs ou lors de l'état des lieux. En cas de non-paiement, la réservation sera considérée comme annulée et la somme versée à titre d’arrhes sera conservée en totalité. Il en sera de même en cas de désistement. Toutefois, tout désistement justifié par un cas de force majeure pourra être signalé par écrit à Ananda en vue du remboursement éventuel des arrhes. - Assurance L'utilisateur devra souscrire auprès d'une compagnie d'assurances solvable une police d'assurance pour couvrir sa responsabilité d'organisateur dans le cas où elle serait engagée à la suite de dégâts des eaux, accidents, ou pour toute autre cause que ce soit, tant vis-à-vis de la ville du Lamentin que des tiers, pendant l’exercice, ou à l’occasion de ses activités tant à l’extérieur ou à l’intérieur des dits locaux. L'attestation devra être jointe au solde du règlement. Sur l’attestation d’assurance, faisant partie du dossier d’inscription, devra apparaître le nom de la salle, les jours et horaires d’utilisation. ANANDA dégage sa responsabilité en cas de vol ou dégradation du matériel propre à l'utilisateur. Si cette formalité n'était pas accomplie, Ananda ne pourrait, en aucun cas, être tenue pour responsable.
Le bénéficiaire de la location des locaux peut faire le choix de profiter de notre assurance pour la responsabilité civile afin de couvrir tout incident en prenant cette option dans le devis initial. Mais cette option ne concerne en aucun cas les biens lui appartenant, les dommages causés volontairement ou involontairement aux personnes tant physiques que morales, ni aux biens immobiliers et mobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats. Dans ce cadre, Ananda ne pourra être tenu pour responsable en cas de perte, vol ou accident, concernant les effets ou objets laissés dans les locaux.
- Rangement et Nettoyage : Tables et chaises : Les tables et chaises devront être, après nettoyage, remises à l’endroit où elles se trouvaient initialement. Les chaises sont empilées par 10 selon leur catégories. Le bénéficiaire devra procéder au rangement et devra donner un coup de balai dans la salle principale. Les parties annexes ainsi que le réfrigérateur doivent être nettoyés et en parfait état de propreté et de fonctionnement comme au moment de l’état des lieux initial. Le nettoyage des abords est aussi à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots...). Les poubelles sont placées au rez-de-chaussée près de la grille.
- Conditions d’utilisation : •La responsabilité du bénéficiaire : Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans la salle est requise. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires. Ananda décline toute responsabilité en cas de vol dans la salle et sur le parking. Le bénéficiaire se doit de respecter les conditions de propreté, heure limite et le nombre maximal de personnes admises pour la sécurité, telles qu’ils sont indiqués dans le contrat de location. En cas de manquement, de tapage nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée.
•La sécurité et capacité de la salle : La capacité d'accueil est fixée, à une centaine de personnes quelle que soit l'activité, ce nombre est indiqué, dans le contrat de location et ne peut sous aucun prétexte être dépassé. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter cette capacité maximum. En cas de dépassement, la responsabilité personnelle du bénéficiaire et lui seul sera engagée. D’une manière générale, le bénéficiaire s'engage à interdire toute activité dangereuse dans les locaux et à respecter les dispositions légales d’hygiène et de sécurité, en particulier : -la circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle et à proximité des issues de secours. -Les sorties de secours doivent rester dégagées à tout moment et le non-respect de cette consigne engagera exclusivement la responsabilité du bénéficiaire et pourra entraîner l’arrêt immédiat des activités jusqu'à la mise en conformité. -Les blocs autonomes, les issues de sécurités doivent rester visibles ; -Les installations techniques, climatisation, projection, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électrique ne doivent pas être modifiés et surchargés. -Aucune décoration ne devra être apposée sur les murs sans le signaler préalablement (même avec l'autorisation accordée, il est formellement interdit de planter des clous ou punaises, de percer, d’agrafer, de coller (avec de la colle ou du ruban adhésif..) dans quelqu'endroit que ce soit de la salle et de ses dépendances. Les objets apportés par les bénéficiaires devront être retirés de la salle à la fin de la période de location. Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les salles (four, barbecue, bouteille de gaz…). Il n'est pas autorisé d' introduire des animaux ou de consommer de l'alcool, ni d’utiliser des produits psychotropes et stupéfiants dans les locaux ni aux abords. Il est, en outre rappelé qu’il est interdit de fumer dans les lieux publics, que les dispositions relatives à l’ivresse publique sont applicables, notamment l’interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 16 ans, que l’accès aux équipements est interdit aux personnes en état d’ébriété. Enfin, la salle ne peut abriter des activités contraires aux bonnes mœurs. De plus, le bénéficiaire se doit d’éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de la salle. Il garantit l’ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant.
En cas de sinistre le bénéficiaire doit de toute urgence : • Prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique, • Assurer la sécurité des personnes, • Ouvrir les portes de secours, •Alerter les pompiers (18), le SAMU (15) •Alerter le responsable d' Ananda : Jean-Christophe JACOB 06.96.92.65.70 ou son représentant Nadine RENCIOT 06.96.07.74.11 - Propreté : Le nettoyage de la salle et de ses annexes ou dépendances, de son matériel et de ses abords est à la charge du bénéficiaire (sauf dans le cas où cette prestation est comprise et précisée clairement dans le devis de location). Si le lieu n’est pas rendu dans un état satisfaisant à ce qui a été convenu, il le sera notifié dans l’état des lieux et Ananda pourra faire procéder à un nettoyage aux frais du bénéficiaire. Une facture détaillée sera transmise au locataire pour règlement. Le matériel abîmé sera mis de côté pour l’état des lieux afin que les parties puissent constater les dommages et une facture supplémentaire sera établie et transmise au locataire. - Fermeture des lieux : Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou d’intrusion, il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier que les lumières sont éteintes dans les toilettes et la salle principale, les portes et fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées, que les ordures soient déposées dans les poubelles prévues à cet effet situées à l’extérieur au rez-de-chaussée. Les clés des salles seront remises au bénéficiaire selon le planning d’occupation de la salle. Les clés seront rendues après état des lieux en présence du bénéficiaire et du représentant d'Ananda. Si la salle n’est pas correctement nettoyée ou rangée, le représentant d'Ananda le stipulera dans l’état des lieux, un exemplaire signé sera remis au locataire, et un autre sera conservé dans les archives d'Ananda.
En cas de perte des clés, il sera facturé le montant du changement de barillet, ainsi que le nombre de jeux de clés de la salle. - Autres obligations du bénéficiaire : Ananda ne saurait être tenu comme responsable des obligations diverses du bénéficiaire. Ce dernier devra s’acquitter de ses obligations vis-à-vis de l’administration fiscale, de l’URSSAF, de la SACEM ou de tout autre organisme. De même, ni Ananda, ni l'Oasis de la Connaissance, ni son gérant et son personnel ne peuvent être tenus comme responsables des propos, des opinions formulés durant les activités du locataire. Tout le contenu des programmes et activités : propos, allusions, conseils, incitations et moralité des activités n'engagent exclusivement que les organisateurs et donc le bénéficiaire. - Conditions d’annulation : Ananda se réserve la possibilité d’annuler une réservation en cas de circonstances exceptionnelles ou de nécessités urgentes (intempéries,... ) la location de salle pourra être annulée sans préavis et sans que le bénéficiaire puisse prétendre à une quelconque indemnité. Le bénéficiaire se verra rembourser le montant des sommes versées sans contrepartie ou pourra bénéficier d’un report de location.
Les organisateurs devront se conformer strictement aux indications du responsable de la salle qui est chargé de veiller à la stricte observation des prescriptions du règlement.
• Le tarif des locations
•État des lieux
Les usagers devront constater l’état des lieux et du matériel mis à disposition avant et après la location et déclarer à ANANDA toute information jugée utile concernant l’état de la salle. Le chèque de caution ne peut être rendu avant que l’état de la salle ne soit constaté. En cas de remise des locaux non nettoyés, et quelle que soit la salle, il sera demandé un forfait de 20 euros. Les dégâts de toute nature sont à signaler, séance tenante, à la personne en charge de la réservation des salles. Toute destruction, dégradation ou détérioration sera réparée aux frais de l'utilisateur. Ananda se réserve le droit d’encaisser le chèque de caution, si le gérant de L'oasis de la connaissance juge les dégâts importants.
• Contrat de location
Par les présentes, ANANDA, L'OASIS DE LA CONNAISSANCE demeurant : 14 Lot Evasion Acajou représenté par son gérant : Jean-Christophe JACOB accepte la demande de location formulée par :
M. / Mme / Raison sociale _______________________________________________________________ Adresse ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Téléphone __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/ Représenté par M./Mme ________________________________________________________________
Le ___/___/______
Il est entendu que Ananda donnera en location (barrez les prestations non retenues ) :
•la salle principale d'une surface de 90 m2 • les toilettes, d'une surface de 7 m2 • bureau, d'une surface de 10 m2 • terrasse couverte d'une surface de 22m2 • ainsi que tout ce qui aura été mis à disposition
Le ___/___/______ pour ____journée(s) / heure(s) au prix total TTC de ________€
Les conditions de location répondront aux prescriptions mentionnées dans le Règlement intérieur des salles dont le locataire reconnaît avoir pris connaissance et accepter expressément le contenu. Le Règlement intérieur des salles, annexé au contrat de location, aura valeur contractuelle. La réservation de la salle n’est effective qu’à réception d’un exemplaire du présent contrat lu approuvé et signé.
Fait au Lamentin, le ___/___/______/, en deux exemplaires.
Pour Ananda L'Oasis de la connaissance,
Jean-Christophe JACOB ou Nadine RENCIOT
Signature et mention « lu et approuvé »
Pour le locataire et bénéficiaire Mr ou Mme ….............................
Signature et mention « lu et approuvé »
•Attestation d’assurance
Nous, soussignés :___________________________________________________________________
(Nom et adresse de la compagnie)
certifions que le risque situé :
Salle___________________________________________________________________________
Dates__________________________________________________________________________
Manifestation_____________________________________________________________________
est assuré par ______________________________________________________________________
(nom et adresse du preneur)
auprès de notre compagnie par la police n°_________________________________________
pour sa responsabilité locative concernant les bâtiments (risques locatifs) ainsi que les biens qui lui sont confiés par le bailleur (tels que : agencements, mobiliers, matériels...) pour l'ensemble des risques qu'il peut encourir du fait de son activité, notamment pour les risques :
INCENDIES, EXPLOSIONS, DOMMAGES ELECTRIQUES, DEGATS DES EAUX, VOL, BRIS DE GLACE,
VANDALISME, DESTRUCTION, DEGRADATION ET DETERIORATION.
Pour sa responsabilité civile en tant qu'organisateur pour l'ensemble des dommages matériels et corporels qu'il peut occasionner à des tiers du fait de l’exercice ou à l’occasion de son activité tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des locaux occupés.
Il est prévu une renonciation à tout recours du preneur et de ses assureurs envers le bailleur et ses assureurs.
La période de garantie est fixée du ___/___/_____/ au ___/___/_____/
Fait à _____________ , le ___/___/_____/
Pour valoir ce que de droits
(cachet et signature de l'assureur du preneur)
Quelques règles à respecter :
• Le locataire devra présenter une attestation d’assurance responsabilité civile précisant la couverture des risques pendant la période de la location.
• La totalité des locaux sont : la salle, les vestiaires, les toilettes, terrasse ainsi que les tables et les chaises.
• Un réfrigérateur est mis à disposition avec la location de la salle, il doit être vidé et nettoyé à l'issu des activités
L’eau, l' électricité et l'utilisation des climatiseurs sont comprises dans le prix de la location.
• La capacité de la salle est limitée à 100 personnes.
• Toute détérioration accidentelle ou volontaire sera signalée au responsable pour que soit fixée l’indemnité de remplacement ou de remise en état.
• Il est impératif de ne pas mettre la sono trop fort afin de ne pas gêner le voisinage.
• munissez-vous de sacs-poubelle que vous devrez fermer et sortir. Les poubelles sont situées au rez-de-chaussée
• Des balais et toiles à laver sont à votre disposition. Les produits d’entretien sont à la charge du locataire.
• Le bénéficiaire doit penser à éteindre toutes les lumières de la salle.
• Les locaux sont loués propres. Le locataire est tenu de les rendre balayés, lavés et en parfait état
(pensez aux lavabos, WC et leurs poubelles) sans oublier le réfrigérateur.
• Stationnement des véhicules : si le parking intérieur est complet, le stationnement est autorisé dans les rues avoisinantes, d’un seul côté, en respectant les entrées, fenêtres et portes de chaque résidant.
• Quelques numéros utiles :
• Pompiers : 18 ou 112
SAMU : 15
Gendarmerie :
Photos et plan d'accès
L'oasis de la connaissance vous propose aussi une salle de conférence ou pour séminaires et stages qu'il est possible de louer. Pour tous renseignements n'hésitez pas à nous contacter au 05.96.50.99.50 Nadine.
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